Todas las empresas necesitan adquirir productos o servicios a diferentes proveedores para su funcionamiento cotidiano. Controlar los gastos de todas esas adquisiciones, puntuales o periódicas, elegir el proveedor más adecuado en cada caso, hacer pedidos de forma coordinada entre distintas áreas… Todos esos aspectos forman parte de una correcta gestión de compras.
La ineficiencia de ese aprovisionamiento es un agujero negro por donde se va mucho dinero en la empresa. Por eso es aconsejable revisar y evaluar todo el ciclo de gestión de compras para detectar posibles fallos y hacer mejoras.
Estrategias para mejorar la gestión de compras
Mejorar el enfoque de los métodos de compra puede impulsar la rentabilidad, especialmente si se engloba en una estrategia global para reducir gastos e incrementar el ahorro en la empresa. Estas son algunas claves simples pero muy efectivas para hacerlo:
1. Centraliza las compras
Todas las órdenes de compra deben estar coordinadas por un mismo departamento. Hacer un pedido grande suele resultar más económico que varios pequeños. Además, se evitan errores como duplicar pedidos, y se ajustan mejor las cantidades.
Centralizar estas operaciones permite un mayor control y ayuda a eliminar el despilfarro.
Dependiendo del tamaño y la estructura interna de la empresa, puede ser buena idea reducir el personal autorizado a realizar compras o limitar el importe de las mismas.
2. Diversifica proveedores
Es muy conveniente tener identificados varios proveedores, en función de criterios como la calidad, el precio y el historial de entregas.
De ese modo, si un proveedor se queda sin stock, sube repentinamente sus precios o deja de servir un determinado producto, la empresa no sufrirá retrasos ni incrementos de precio si hay que encontrar un proveedor nuevo en el último momento. Tener varios proveedores en la agenda permite tomar las mejores decisiones de compra.
Otro punto a incluir en la agenda es la revisión anual de los proveedores y de los acuerdos establecidos con ellos. Negociar precios forma parte de esa revisión.
Como último apunte, ten en cuenta que no siempre lo más barato es lo más conveniente. Cambiar de proveedor con demasiada frecuencia, guiados solo por los precios, tiene otros riesgos. El desarrollo de relaciones a largo plazo con los proveedores crea asociaciones beneficiosas para ambas partes.
3. Crea protocolos
Una política de compras que estandarice el proceso para hacer pedidos, facilita mucho las cosas.
Los protocolos son necesarios para no tener que generar en cada caso individual un proceso nuevo, lo que supone pérdidas de tiempo y mayor posibilidad de errores.
Todo el equipo debe ceñirse al sistema protocolizado para solicitar la compra de productos. Esto no es incompatible con tener un sistema flexible que no obstaculice el funcionamiento de la empresa.
Si los cambios están bien diseñados, no repercutirán en la fluidez de las operaciones y sí en la eficiencia.
4. Mentalice al equipo
Además de conocer ese protocolo de compra, el personal de la empresa debe estar concienciado de la necesidad de colaborar en el ahorro de suministros y controlar el gasto.
Los procesos establecidos para ello tienen que entenderse como una medida eficaz y beneficiosa para la empresa, no como un trámite pesado o una “imposición” burocrática que entorpece el funcionamiento empresarial.
Acabar con el desorden en las compras es una responsabilidad que requiere la colaboración de todos.
5. Identifica procesos ineficientes
El análisis de la cadena de compras es quizá la medida más importante, necesaria para la mejora de los procesos de adquisición.
Es necesario comprobar qué es lo que provoca cuellos de botella y cuánto le cuestan a la organización. De ese modo se podrá medir posteriormente el impacto de los cambios.
6. Vigila los costes de mantenimiento del inventario
Los gastos de almacenaje de suministros también deben ser tenidos en cuenta, porque es otro de los factores que puede disparar los gastos de forma indirecta.
Las compras deben calcularse para que no sobrepasen el coste estimado de almacenamiento que la empresa puede asumir.
7. Implanta un software de gestión de compras
Existen en el mercado programas especializados en el control de todas las operaciones vinculadas a la adquisición de productos para la empresa.
Se trata de softwares que coordinan necesidades de las distintas áreas, administran proveedores, generan facturas, controla las fechas de recepción de pedidos, etc.
La herramienta centraliza todas las operaciones de compra, de modo que se evitan duplicidades, errores y descoordinación entre departamentos. Además, permite hacer el seguimiento de los pedidos y actualizar datos de forma rápida y fluida.
Automatizar para mejorar
Automatizar la gestión de compras proporciona el control total sobre el inventario. Permite hacer un seguimiento completo desde el momento en el que se hace el pedido: cantidades, precios, proveedores, fechas.
13-10-2022 / GS1 Perú
